Betalingsherinnering versturen: uitleg & voorbeelden
Home - Betalingsherinnering
Indien de factuur nog niet is voldaan, kunt u een betalingsherinnering sturen naar uw klant om uw factuur weer onder de aandacht te krijgen bij uw klant. Een betalingsherinnering wordt vaak verstuurd bij een late betaling, zodat de klant alsnog wordt geïnformeerd over de achterstallige betaling. Het tijdig versturen van herinneringen is belangrijk om te voorkomen dat facturen onnodig open blijven staan.
Is uw factuur nog niet voldaan?
Helaas heeft iedereen wel eens te maken met openstaande facturen. Indien de factuur nog niet is voldaan, kunt u een betalingsherinnering sturen naar uw klant om uw factuur weer onder de aandacht te krijgen bij uw klant. In veel gevallen zal de openstaande factuur al snel worden voldaan.
Het versturen van een vriendelijke herinnering helpt om de relatie met de klant goed te houden, terwijl je tegelijkertijd duidelijk maakt dat de betalingstermijn van de factuur is verstreken. Het is belangrijk om een goede betalingsherinnering te sturen: een duidelijke, tijdige en professionele herinnering vergroot de kans dat de klant tot betaling overgaat en behoudt een positieve relatie.
Een betalingsherinnering op een vriendelijke manier versturen vergroot bovendien de kans op tijdige betaling.
Inleiding over betalingsherinneringen
Een betalingsherinnering is een essentieel hulpmiddel voor iedere ondernemer die te maken krijgt met een klant die een factuur niet op tijd heeft betaald. Het versturen van een vriendelijke herinnering helpt om de relatie met de klant goed te houden, terwijl je tegelijkertijd duidelijk maakt dat de betalingstermijn van de factuur is verstreken. Door op het juiste moment een herinnering te sturen, vergroot je de kans dat de factuur alsnog snel wordt betaald. In dit artikel lees je wanneer je het beste een betalingsherinnering kunt versturen, wat er precies in moet staan en op welke manieren je deze herinnering het meest effectief kunt verzenden.
Vrijblijvend advies over uw Betalingsherinnering?
Vul uw gegevens in, wij nemen zo snel mogelijk contact met u op!
Wanneer een betalingsherinnering versturen?
Het is verstandig om een betalingsherinnering te versturen zodra de afgesproken betalingstermijn van de factuur is verstreken en het openstaande bedrag nog niet is betaald. Veel ondernemers kiezen ervoor om 3 tot 5 dagen na het verstrijken van de betalingstermijn een herinnering te sturen. Door niet te lang te wachten met het versturen van de herinnering, voorkom je dat de betaling verder wordt uitgesteld. Zo houd je grip op je openstaande facturen en blijft je administratie overzichtelijk. Zorg ervoor dat je duidelijk vermeldt om welke factuur het gaat en welk bedrag nog openstaat, zodat de klant direct weet waar het om draait.
Betalingsherinnering wettelijk verplicht
Hoewel het versturen van een betalingsherinnering niet wettelijk verplicht is, wordt het wel als goed gebruik gezien om een debiteur eerst een herinnering te sturen voordat je overgaat tot strengere maatregelen, zoals een aanmaning. Wil je uiteindelijk een incassoprocedure starten, dan is het noodzakelijk dat je kunt aantonen dat je de klant eerst een betalingsherinnering hebt gestuurd. Zo geef je de klant een eerlijke kans om de openstaande factuur alsnog te betalen voordat er extra kosten of juridische stappen volgen.
Voorbeeld betalingsherinnering gratis downloaden
Om u te ontzien van het inelkaar zetten van een eigen herinneringsbrief, hebben wij een gratis voorbeeld betalingsherinnering brief generator voor u ontworpen welke u geheel kosteloos kunt gebruiken.
Document- & Brief-Generator
Maak een Betalingsherinnering, WIK 14-dagenbrief of Ingebrekestelling en download de brief als PDF.
Let op: bij meerdere factuurregels worden alle gegevens inclusief data in de brief opgenomen.
Voorbeeld document
Klik “Voorbeeld bijwerken” om de brief te genereren.
Wat is een betalingsherinnering?
Een betalingsherinnering is vaak een brief of e-mail welke aan de klant gezonden wordt indien de klant de betaling nog niet heeft voldaan na het verstrijken van de betalingstermijn. Het is belangrijk om betalingstermijnen goed te bewaken, zodat er snel actie kan worden ondernomen bij achterstallige betalingen. In deze betalingsherinnering wordt de klant vriendelijk herinnerd aan de openstaande betaling, waarbij het gaat om een vriendelijk verzoek tot betaling.
Een betalingsherinnering mag zowel per brief, mail, WhatsApp, sms, mondeling of telefonisch worden verstuurd. Er zijn dus verschillende manieren waarop een betalingsherinnering kan worden verstuurd, afhankelijk van de situatie. Voor een betalingsherinnering geldt er geen wettelijke vormsvereiste, maar het is wel belangrijk om de herinnering tijdig te versturen.
Intercash is uw betrouwbare partner
Intercash is uw betrouwbare partner in incasso zaken, Juridische diensten en debiteurenbeheer.
Het verschil tussen een herinnering en aanmaning
Tussen een herinnering en een aanmaning zit een verschil in de toon en de volgorde. Het verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning is dat een betalingsherinnering meestal eerder wordt verstuurd en een toon vriendelijk heeft, terwijl een aanmaning formeler en dwingender is. Zo is een aanmaning veel dringender van toon dan een herinnering. Een betalingsherinnering hoort een toon vriendelijk te hebben om de relatie goed te houden. In eerste instantie stuurt u een herinnering en daarna pas een aanmaning. In een aanmaning staat vaak dat dit de laatste waarschuwing is voordat de vordering uit handen gegeven zal worden aan een incassobureau.
Wat moet er in een betalingsherinnering staan?
Hieronder treft u een voorbeeld aan van hoe een betalingsherinnering er vaak uitziet:
Geachte heer/mevrouw,
Uit onze administratie is gebleken dat er nog geen betaling is ontvangen van de onderstaande facturen, waarvan de betalingstermijn inmiddels is verstreken. Het openstaande factuurbedrag bedraagt €[bedrag], welk bedrag nog openstaat:
[specificatie van de facturen]
In de bijlage treft u een kopie aan van de bovengenoemde facturen.
Wij verzoeken u vriendelijk er zorg voor te dragen dat de betaling binnen (5-10) dagen, als nieuwe betaaltermijn, op onze rekening staat bijgeschreven.
Mocht de betaling inmiddels hebben gekruisd, dan kunt u deze brief als niet verzonden beschouwen.
Met vriendelijke groet,
(uw naam of bedrijfsnaam)
Bovenstaande tekst kunt u eventueel ook kopiëren en gebruiken als betalingsherinnering. De voorbeeld hierboven is gemaakt voor zakelijke debiteuren.
Betalingsherinnering downloaden
Let op: In de betalingsherinnering kunt u vermelden dat, indien betaling uitblijft, wettelijke rente over het openstaande factuurbedrag in rekening kan worden gebracht. Dit is toegestaan volgens de geldende regels en kan ondernemers helpen om tijdige betaling te stimuleren.
Voordat u verdere incassomaatregelen neemt, bent u wettelijk verplicht eerst een kosteloze aanmaning te versturen. Deze kosteloze aanmaning is een formeel onderdeel van het incassoproces en moet gratis worden aangeboden om aan de wettelijke eisen te voldoen.
Betalingsherinnering per e-mail versturen
Het versturen van een betalingsherinnering per e-mail is tegenwoordig de meest gebruikelijke en efficiënte manier om een klant te herinneren aan een openstaande factuur. Een e-mail bereikt de klant snel en je kunt eenvoudig alle benodigde informatie toevoegen, zoals het factuurnummer, het openstaande bedrag en de uiterste betaaldatum. Zorg ervoor dat de toon van je bericht vriendelijk blijft en dat je duidelijk aangeeft hoe de klant de factuur kan betalen. Vergeet niet om een kopie van de oorspronkelijke factuur als bijlage mee te sturen, zodat de klant direct alle gegevens bij de hand heeft.
Breng incassokosten in rekening
Wanneer een klant niet reageert op je betalingsherinnering en de openstaande factuur onbetaald blijft, mag je incassokosten in rekening brengen. Dit zijn de kosten die je maakt om het verschuldigde bedrag alsnog te innen. Het is belangrijk om in je betalingsherinnering duidelijk te vermelden dat er incassokosten in rekening worden gebracht als de factuur niet binnen de gestelde termijn wordt betaald. Zo weet de klant precies waar hij aan toe is en kan hij alsnog besluiten om de factuur direct te voldoen om extra kosten te voorkomen.
Nog onbeantwoorde vragen?
Onze juristen beantwoorden uw vragen graag.
Bel ons op telefoonnummer: 038 – 332 63 09
- Direct een ervaren jurist met kennis aan de lijn
- Op werkdagen van 9:00 – 17:30 bereikbaar
- Gratis advies voor ondernemers en ZZP’ers
Vrijblijvend advies?
- Direct een jurist met kennis van een betalingsherinnering aan de lijn
- Gratis advies voor bedrijven
- Op werkdagen van 9:00 – 17:30 bereikbaar
Bel ons nu:
Tot nu toe hebben we hele goede ervaringen met de service van Intercash. Snelle reactie, geweldige hulp en advies. Echt een aanrader.
Wat direct opvalt, is hoe transparant Intercash werkt. Dankzij hun toegankelijke online portaal konden we realtime meekijken met alle acties, voortgang en communicatie richting de debiteur. Dit geeft enorm veel rust en vertrouwen, omdat je precies ziet wat er gebeurt en wanneer.
Het hele traject voelt gestructureerd, zorgvuldig opgebouwd en zonder enige vertraging. Intercash denkt actief mee, handelt snel en houdt de druk er continu op — zonder abonnementen of verplichtingen, gewoon per dossier. Dit is precies de vorm van ondersteuning die je wilt wanneer je te maken hebt met een hardnekkige wanbetaler.
Ik kan iedereen dit bedrijf aanraden!
