Omgaan met dubieuze debiteuren

Dubieuze debiteuren zijn klanten die hun openstaande facturen hoogstwaarschijnlijk niet zullen gaan betalen. Deze debiteuren geven u niet alleen veel administratieve rompslomp, maar ook een hoop ergernis. Zo bent u druk met het versturen van herinneringen en aanmaningen naar deze dubieuze debiteur zonder enig resultaat. Gelukkig kunt u deze debiteuren aan Intercash uit handen geven. Onze juristen innen de vorderingen van dubieuze debiteuren in 93% van alle gevallen.

Pagina inhoud

Wat zijn dubieuze debiteuren?

ëDubieuze debiteuren zijn klanten waarvan de facturen openstaan en waarvan u geen betaling verwacht. Een dubieuze debiteur kan zowel een zakelijke klant zijn als een particuliere klant. Het gaat vaak om ondernemingen die in de financiële problemen verkeren als particulieren die nergens meer te traceren zijn. Intercash heeft de expertice in huis om uw oninbare vordering alsnog te incasseren. Wij speuren uw dubieuze debiteur op en manen hem tot betaling.

Hieronder een voorbeeld case van een dubieuze debiteur:

Een schildersbedrijf verzorgt de schilderwerken in een bedrijfspand van een makelaarskantoor. De overeengekomen prijs bedraagt 4.500,00. Als de schilderswerkzaamheden zijn voltooit, stuurt het schildersbedrijf de factuur. Na de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen is de betaling niet binnen. Na het verzenden van diverse herinneringen en aanmaningen, laat het makelaarskantoor weten nog niet te kunnen betalen aangezien ze nog wachten op een betaling van hun facturen. Het makelaarskantoor laat dan ook weten dat ze de betaling zullen voldoen zodra het financieel kan. Na een paar weken verneemt het schildersbedrijf dat de debiteur in de financiële problemen verkeerd.

Het schildersbedrijf weet nu dat het dubieus is of hij de factuur nog betaalt gaat krijgen. Dit noemen we een dubieuze debiteur.

Voorziening dubieuze debiteuren

Het is van belang rekening te houden met dubieuze debiteuren in uw boekhouding. Als u facturen van de dubieuze debiteuren gewoon inboekt, dan is de kans aanzienlijk groot dat uw inkomsten worden overschat. Daarom is het van belang een voorziening in te richten voor deze debiteuren.

Direct afboeken van een dubieuze debiteur

Als de vordering oninbaar blijkt, kunt boekt u de openstaande post in een keer af in uw boekhouding.

Echter, zit er aan deze methode een nadeel aan vast: u stuurt een factuur aar uw klant in september 2023, maar u komt er achter in het nieuwe boekjaar van 2024 dat de factuur oninbaar is, is deze factuur wel meegenomen in uw omzet van 2023. U betaalt dus wel belasting over de oninbare factuur in 2023. In boekjaar 2024 kunt u de factuur afboeken als verlies.

U kunt nagaan dat uw boekhouding in 2023 geen goede weergave geeft van de daadwerkelijke cijfers. Daarom is het aan te raden om een voorziening voor dubieuze debiteuren aan te leggen in uw boekhouding.

Het stapsgewijs afboeken van dubieuze debiteuren

Helaas komt iedere ondernemer wel een keer in aanraking met facturen die oninbaar zijn. Vele bedrijven maken daarom een aparte fiscale voorziening voor debiteuren in hun boekhouding aan. Dit kunt u zien als een soort spaarpot voor de oninbare facturen.

Vele accountants hanteren de onderstaande afboeking percentages:

Bij 2-3 maanden 25%
Bij 3-6 maanden 50%
Bij 6-9 maanden 75%
Bij 9 maanden en meer 100%

Standaard afboeken va dubieuze debiteuren

Door historische gegevens te analyseren, kunt u het percentage van uw omzet dat wordt gegenereerd door dubieuze debiteuren vaststellen. Dit percentage kunt u vervolgens toepassen op al je uitgaande facturen en indien nodig achteraf corrigeren.

Deze methode biedt het voordeel dat uw afschrijvingen in lijn zijn met je werkelijke omzet. Dit maakt het bijzonder geschikt voor groeiende bedrijven of bedrijven die economisch uitdagende tijden doormaken. Bovendien kunt u rekening houden met relevante economische factoren.

Uw dubieuze debiteuren toch laten betalen?

U krijgt de factuur maar niet betaalt van een dubieuze debiteur en denkt dat u deze maar beter kunt afboeken. Echter, is er altijd nog een kans om de oninbare factuur alsnog voldaan te krijgen. Incassobureau Intercash weet als geen ander hoe we oninbare vorderingen kunnen innen van debiteuren. Zo hebben wij diverse middelen in huis zoals een faillissementsaanvraag en conservatoir beslag om druk uit te voeren op uw debiteur. U kunt er van op aan dat Intercash haar uiterste best zal doen om de vordering alnog voor u te innen.

Hoe wij te werk gaan met vorderingen op dubieuze wanbetalers:

Stap 1: Na het inschakelen van ons incassobureau, stellen wij uw debiteur in gebreke. Indien uw debiteur een particuliere klant betreft, verzenden wij eerst een wettelijke WIK brief.

Stap 2: We sturen via diverse kanalen zoals WhatsApp, sms en mail berichten naar uw debiteur om de betaling te innen. Ook nemen wij telefonisch contact op met de dubieuze debiteur om te achterhalen waarom de factuur niet wordt voldaan.

Stap 3: We versturen een laatste dringende aanmaning waarin staat vermeld dat de debiteur de laatste kans heeft om de betaling te voldoen ter voorkoming van een gerechtelijke procedure.

Stap 4: Indien de factuur nog niet is voldaan in het buitengerechtelijke incasso traject, komt deze ten einde. Er zijn verschillende uitkomsten indien het wel lukt:

– De vordering wordt alsnog voldaan

– We spreken in samenspraak met u een betalingsregeling af met uw debiteur

– U gaat verder met het juridische incasso traject

– U besluit de opdracht te beëindigen

Stap 6: Wanneer de debiteur nalatig blijft, kan de zaak worden voorgelegd aan de rechter. Deze zal zorgvuldig alle bewijsstukken van beide partijen onderzoeken alvorens een uitspraak te doen, vastgelegd in een officieel vonnis. Met dit vonnis in handen kunnen verdere stappen worden ondernomen, zoals het leggen van beslag op de bezittingen van de debiteur door een deurwaarder. Dit beslag kan betrekking hebben op verschillende activa, waaronder inkomsten, bankrekeningen en vastgoed. Fysieke bezittingen kunnen openbaar worden verkocht om de verschuldigde bedragen te innen, waardoor de achterstallige facturen van dubieuze debiteuren alsnog worden voldaan.

Dubieuze vorderingen voorkomen

Dubieuze debiteuren zijn nooit 100% te voorkomen, maar door uw debiteur na te trekken kunt u dit grotendeels wel. Er zijn diverse manieren om deze debiteuren na te checken:

Kredietwaardigheid controleren

Een effectieve manier om wanbetaling te voorkomen, is door de kredietwaardigheid van uw klanten te controleren. Indien een potentiële klant financiële moeilijkheden heeft of in het verleden slechte betaalervaringen heeft gehad, is het verstandig om voorzichtig te zijn voordat u met hen in zee gaat. U kunt een kredietrapport laten opstellen door een gespecialiseerd incassobureau om meer inzicht te krijgen in de financiële achtergrond van uw klanten.

De debiteur op internet natrekken

Voordat u zaken doet met een nieuwe klant kunt u deze natrekken op het internet door de bedrijfsnaam in Google in te typen. U kunt dan zoeken naar beoordelingen van het betreffende bedrijf en een goede inschatting maken of het gaat om een dubieuze debiteur.

Veel gestelde vragen over dubieuze debiteuren

Wat als mijn debiteur failliet gaat?

Indien uw debiteur failliet gaat zal er een curator aangesteld worden om voor de afwikkeling te zorgen. De curator laat u weten over er genoeg baten zijn om de schuldeisers ervan uit te betalen. Indien er geen of gedeeltelijke baten zijn die de curator aan u kan uitkeren, dan kunt u de vordering (geheel of gedeeltelijk) afboeken.

Mag ik over de openstaande vordering rente rekenen?

Ja u mag wettelijke (handels) rente rekenen over de openstaande factuur indien de debiteur de factuur niet binnen de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen de factuur voldoet. Op dit moment zijn de volgende rentepercentages van toepassing:

Wettelijke handelsrente: 12,5%

Wettelijke rente voor particulieren: 7%

Wat als mijn dubieuze debiteur toch ineens betaalt?

U heeft de btw van een oninbare factuur al teruggevraagd bij de Belastingdienst over een oninbare factuur, maar plots komt er een betaling binnen voor deze factuur. U dient dan de verschuldigde btw aan te geven in het tijdvak wanneer u de betaling heeft ontvangen.

Graag eerst even sparren met ons over een dubieuze debiteur?

Heeft u een vraag over een openstaande factuur die maar niet wordt voldaan? Of heeft u een andere vraag? Onze juristen staan u graag te woord om u verder te helpen!

Bel ons op telefoonnummer: 038 – 332 63 09

Direct een jurist met kennis aan de lijn

Gratis juridisch advies voor ondernemers

Op werkdagen van 9:00 – 17:30 bereikbaar