Hoe werkt een incassoprocedure en wat kunt u verwachten?
Home - Incassoprocedure
Laatst bijgewerkt: 21 augustus 2026 | Door Marc Tukker, incassojurist bij Intercash.
Een incassoprocedure is het traject waarmee een schuldeiser probeert een openstaande vordering te innen. Doorgaans begint dit met een minnelijke fase, zonder rechter. Blijft betaling uit en is procederen juridisch en economisch verantwoord, dan kan een gerechtelijke fase volgen. Welke stappen passend zijn, hangt onder meer af van de gemaakte afspraken, het type debiteur, een eventuele betwisting en de kwaliteit van het dossier.
Wat is een incassoprocedure?
De schuldeiser (crediteur) verlangt betaling van een opeisbare vordering van de schuldenaar (debiteur). Voor de start wordt gecontroleerd waarop de vordering is gebaseerd, wanneer deze opeisbaar werd en of zij voldoende is onderbouwd. De aanpak verschilt per type debiteur: consumenten hebben aanvullende wettelijke bescherming, terwijl bij zakelijke vorderingen de overeenkomst en toepasselijke algemene voorwaarden vaak een belangrijkere rol spelen.
Een incassoprocedure bestaat meestal uit twee hoofdfasen. In de minnelijke fase wordt zonder rechter geprobeerd betaling of een haalbare betalingsregeling te bereiken. Een incassobureau mag daarbij geen beslag leggen of andere dwangmiddelen gebruiken. Blijft een oplossing uit, dan kan de schuldeiser na een juridische en economische beoordeling besluiten of een gerechtelijke procedure verantwoord is.
Belang van een incassoprocedure
Een incassoprocedure is vooral zinvol wanneer een opeisbare vordering ondanks een duidelijke betalingsoproep onbetaald blijft en er geen haalbare oplossing wordt aangeboden. De juiste vervolgstap hangt niet alleen af van de ouderdom en hoogte van de vordering, maar ook van het beschikbare bewijs, een eventueel inhoudelijk verweer, de klantrelatie en de verhaalsmogelijkheden van de debiteur.
Welke betalingsoproep juridisch passend is, hangt mede af van het type debiteur. Bij een consument moet, nadat verzuim is ingetreden, eerst een correcte kosteloze 14-dagenbrief worden verstuurd voordat buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd kunnen worden. Bij zakelijke vorderingen zijn vooral de overeenkomst, toepasselijke algemene voorwaarden en het moment waarop verzuim intreedt van belang.
Vrijblijvend advies over een incassoprocedure?
Vul uw gegevens in. Wij nemen op werkdagen binnen twee uur contact met u op.
Hoe verloopt een incassoprocedure?
Een incassoprocedure verloopt doorgaans van een minnelijke naar een eventuele gerechtelijke fase. Eerst wordt het dossier beoordeeld en wordt zonder rechter geprobeerd betaling of een haalbare regeling te bereiken. Blijft een oplossing uit, dan volgt een afweging van de bewijspositie, het verweer, de kosten en de verhaalsmogelijkheden voordat eventueel wordt geprocedeerd. Wordt de vordering toegewezen en betaalt de debiteur daarna nog steeds niet, dan kan een gerechtsdeurwaarder het vonnis ten uitvoer leggen.
Volgens de interne dossierregistratie van Intercash werd in 2025 93% van de behandelde vorderingen in de buitengerechtelijke fase opgelost. Meer dan 6.000 bedrijven maakten gebruik van de dienstverlening en het kantoor heeft ruim 40 jaar ervaring. Een compleet dossier dat op een werkdag vóór 16.00 uur wordt ingediend, wordt binnen 30 minuten beoordeeld en nog dezelfde dag opgepakt. Intercash is in het openbare Register incassodienstverlening van Justis ingeschreven onder nummer 00068.
Fase 1: Controle van de vordering
Voor een zorgvuldige beoordeling zijn relevante stukken nodig, zoals de overeenkomst of opdrachtbevestiging, facturen, toepasselijke algemene voorwaarden en de correspondentie uit het eerdere debiteurenbeheer. Ook een inhoudelijke betwisting door de debiteur moet worden meegenomen. Op basis daarvan wordt bepaald of het dossier gereed is voor een sommatie en welke aanpak juridisch en economisch passend is.
Fase 2: Een passende betalingsoproep versturen
Na de dossiercontrole wordt bepaald welke schriftelijke betalingsoproep nodig is. Soms is eerst een pre-incassobrief passend; in andere dossiers kan direct een formele sommatie worden verstuurd. Bij een consument wordt, voordat buitengerechtelijke incassokosten worden gevorderd, gecontroleerd of een correcte kosteloze 14-dagenbrief is verstuurd en de volledige termijn is verstreken. De inhoud, betaaltermijn, eventuele wettelijke rente, rechtsgeldig overeengekomen contractuele rente en kosten worden afgestemd op het type debiteur, de gemaakte afspraken en de eerdere correspondentie.
Fase 3: Buitengerechtelijke opvolging
Blijft betaling uit, dan volgt de minnelijke incasso: buitengerechtelijke opvolging zonder tussenkomst van de rechter. De incassojurist neemt de communicatie met de debiteur over, bewaakt termijnen en beoordeelt reacties of een inhoudelijk verweer. Het doel is om betaling of, wanneer dat passend is, een haalbare betalingsregeling te bereiken.
Na de eerste betalingsoproep kan de opvolging bestaan uit brieven, e-mails, telefonisch contact en, wanneer dat passend is, berichten via sms of WhatsApp. Daarbij wordt de debiteur gewezen op de openstaande vordering, de geldende betalingstermijn en mogelijke vervolgstappen. De frequentie en gekozen contactkanalen worden afgestemd op het dossier en de reactie van de debiteur.
Reageert de debiteur inhoudelijk, dan beoordeelt de jurist het verweer aan de hand van de overeenkomst, de correspondentie en andere dossierstukken. Is de vordering niet inhoudelijk betwist maar kan deze niet ineens worden betaald, dan kan een haalbare betalingsregeling worden besproken. Blijft een oplossing uit, dan volgt afzonderlijk advies over mogelijke gerechtelijke vervolgstappen.
Fase 4: Gerechtelijke vervolgstappen beoordelen
Levert de minnelijke fase geen oplossing op, dan beoordeelt de jurist samen met u of een gerechtelijke procedure verantwoord is. Daarbij worden onder meer de juridische grondslag, de bewijspositie, een eventueel verweer, de hoogte van de vordering, de verwachte kosten en de verhaalsmogelijkheden meegewogen. Besluit u na dit advies te procederen, dan kan een gerechtsdeurwaarder de dagvaarding betekenen en wordt de zaak bij de bevoegde rechter aangebracht.
- een procedure bij de kantonrechter of rechtbank starten, afhankelijk van de aard en hoogte van de vordering;
- een advocaat inschakelen wanneer verplichte procesvertegenwoordiging geldt;
- na voorafgaande toestemming van de rechter conservatoir beslag laten leggen door een gerechtsdeurwaarder, wanneer daarvoor voldoende grond bestaat;
- in uitzonderlijke gevallen laten beoordelen of een faillissementsaanvraag juridisch mogelijk en strategisch verantwoord is.
Na de beoordeling ontvangt u advies over de kansen, risico’s en verwachte kosten. U beslist vervolgens of een gerechtelijke procedure wordt gestart. Deze fase valt buiten de minnelijke No Cure No Pay-regeling. Voor deurwaarderskosten, griffierecht en andere externe kosten kan vooraf een voorschot worden gevraagd. Besluit u niet te procederen, dan wordt het dossier afgesloten volgens de gemaakte afspraken en toepasselijke voorwaarden.
Fase 5: Tenuitvoerlegging van het vonnis
Wijst de rechter de vordering geheel of gedeeltelijk toe, dan kan het vonnis door een gerechtsdeurwaarder worden betekend met een bevel tot betaling. Voldoet de debiteur daar niet aan, dan kunnen afhankelijk van de titel en de omstandigheden executiemaatregelen volgen, zoals beslag op een bankrekening, inkomen of goederen. Welke kosten op de debiteur kunnen worden verhaald en welk bedrag daadwerkelijk wordt geïncasseerd, hangt af van het vonnis en de verhaalsmogelijkheden; volledige betaling is niet gegarandeerd.
Wilt u een incassoprocedure starten?
U kunt uw vordering online indienen met de factuur, de gemaakte afspraken en de relevante correspondentie. Een jurist beoordeelt het dossier en bespreekt welke minnelijke stappen passend zijn. Komt een gerechtelijk vervolg in beeld, dan ontvangt u eerst afzonderlijk advies over de haalbaarheid, kosten en risico’s. U beslist daarna zelf of u verdergaat.
Welke kosten gelden bij een incassoprocedure?
Bij een incassoprocedure moet onderscheid worden gemaakt tussen buitengerechtelijke incassokosten die mogelijk op de debiteur kunnen worden verhaald en de kosten die Intercash aan de opdrachtgever in rekening brengt. Of incassokosten juridisch verschuldigd zijn, hangt onder meer af van het type debiteur, het intreden van verzuim, de verzonden betalingsoproep en eventuele contractuele afspraken. Kosten van een gerechtelijke procedure, zoals deurwaarderskosten en griffierecht, worden afzonderlijk beoordeeld.
Welke kosten betaalt u als opdrachtgever?
Voor daarvoor in aanmerking komende Nederlandse B2B-vorderingen werkt Intercash in de minnelijke fase volgens de voorwaarden van No Cure No Pay-incasso. Wordt niets geïncasseerd, dan betaalt u geen incassofee; de basisvergoeding van € 95 exclusief btw blijft wel verschuldigd. Externe kosten, aanvullende werkzaamheden en een eventuele gerechtelijke procedure kunnen afzonderlijk in rekening worden gebracht. Controleer daarom vooraf de actuele voorwaarden.
Wanneer zijn buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd?
De regels voor buitengerechtelijke incassokosten volgen uit artikel 6:96 BW en het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Bij een consument kunnen deze kosten pas verschuldigd worden nadat het verzuim is ingetreden, een correcte kosteloze 14-dagenbrief is ontvangen en binnen de volledige termijn niet is betaald. Tussen zakelijke partijen kunnen rechtsgeldig overeengekomen afwijkende afspraken gelden; zonder zo’n afspraak kan de wettelijke staffel als uitgangspunt gelden. De rechter kan beoordelen of de gevorderde kosten aan de wettelijke en contractuele voorwaarden voldoen.
Hoe controleert u de hoogte van de incassokosten?
Controleer eerst over welke hoofdsom de incassokosten mogen worden berekend en of meerdere opeisbare termijnen moeten worden samengevoegd. Vervolgens wordt de toepasselijke wettelijke staffel of een rechtsgeldig overeengekomen zakelijke regeling toegepast. Bij een consument mogen voor hetzelfde incassotraject niet naast de buitengerechtelijke incassokosten ook afzonderlijke aanmanings-, administratie- of dossierkosten bij de debiteur in rekening worden gebracht.
Bereken een indicatie van de wettelijke incassokosten met onze incassokostencalculator. De uitkomst is een rekenkundige indicatie; of de kosten juridisch verschuldigd zijn, hangt af van de omstandigheden en de voorafgaande stappen.
Communicatie, vervolgstappen en doorlooptijd
Communicatie met de debiteur
Communicatie met de debiteur moet duidelijk, professioneel en controleerbaar zijn. Vermeld in een aanmaning of sommatie wie de schuldeiser is, waarop de vordering is gebaseerd, welke bedragen en facturen openstaan, binnen welke termijn betaling wordt verlangd en hoe kan worden betaald. Leg verzonden berichten en reacties zorgvuldig vast. Reageert de debiteur, maak dan onderscheid tussen betalingsonmacht, een verzoek om een regeling en een inhoudelijke betwisting.
Wat als de debiteur niet betaalt?
Blijft betaling uit, dan volgt niet automatisch een dagvaarding. Eerst wordt beoordeeld of de vordering voldoende is onderbouwd, welk verweer is gevoerd, of verhaal waarschijnlijk is en of de verwachte opbrengst opweegt tegen de kosten. Op basis daarvan ontvangt u advies over voortzetting van de minnelijke opvolging, een betalingsregeling of een gerechtelijke procedure. Beslag kan pas onder de daarvoor geldende voorwaarden door een gerechtsdeurwaarder worden gelegd.
Hoe lang duurt een incassoprocedure?
Een eenvoudige, onbetwiste vordering kan in de minnelijke fase soms binnen enkele dagen of weken worden opgelost. Reageert de debiteur niet, wordt de vordering betwist of wordt een betalingsregeling afgesproken, dan duurt het traject langer. Een gerechtelijke procedure neemt doorgaans meerdere maanden in beslag en kan door verweer, bewijsvoering, de planning van de rechtbank of hoger beroep langer duren. Na een vonnis hangt de duur van de tenuitvoerlegging vooral af van de verhaalsmogelijkheden van de debiteur.
Waarom kiezen ondernemers voor Intercash bij een incassoprocedure?
Bij Intercash krijgt u een vaste jurist die het dossier inhoudelijk beoordeelt, de communicatie met de debiteur voert en de vervolgstappen met u bespreekt. Is een gerechtsdeurwaarder of advocaat nodig, dan coördineert Intercash de samenwerking, waarbij deze professionals hun eigen wettelijke en processuele bevoegdheden behouden. Voor daarvoor geschikte Nederlandse B2B-vorderingen kan de minnelijke fase volgens de No Cure No Pay-voorwaarden worden behandeld. Of rente en kosten op de debiteur kunnen worden verhaald, hangt af van de wettelijke en contractuele voorwaarden.
Persoonlijk advies over uw incassozaak
Blijft een zakelijke factuur onbetaald of heeft uw klant inhoudelijk verweer gevoerd? Bespreek het dossier dan vrijblijvend met een jurist van Intercash. U krijgt een eerste beoordeling van de mogelijke vervolgstappen en hoort welke stukken en kosten daarbij van belang zijn.
- Gratis eerste advies van een incassojurist
- Op werkdagen van 9:00 – 17:30 bereikbaar
Bel ons op telefoonnummer: 038 – 332 63 09
Graag persoonlijk advies?
- Gratis advies op werkdagen van 9:00 – 17:30 bereikbaar
Bel Marc nu:
Onze klantverhalen:
Tot nu toe hebben we hele goede ervaringen met de service van Intercash. Snelle reactie, geweldige hulp en advies. Echt een aanrader.
Wat direct opvalt, is hoe transparant Intercash werkt. Dankzij hun toegankelijke online portaal konden we realtime meekijken met alle acties, voortgang en communicatie richting de debiteur. Dit geeft enorm veel rust en vertrouwen, omdat je precies ziet wat er gebeurt en wanneer.
Het hele traject voelt gestructureerd, zorgvuldig opgebouwd en zonder enige vertraging. Intercash denkt actief mee, handelt snel en houdt de druk er continu op — zonder abonnementen of verplichtingen, gewoon per dossier. Dit is precies de vorm van ondersteuning die je wilt wanneer je te maken hebt met een hardnekkige wanbetaler.
Ik kan iedereen dit bedrijf aanraden!
