Wat zijn betalingsvoorwaarden en hoe hanteert u deze?

Hoe legt u betalingsvoorwaarden vast?

 Het alleen vermelden op de factuur dat uw betalingsvoorwaarden van toepassing zijn is niet voldoende om ze rechtsgeldig te maken. Ze moeten tijdens het sluiten van de overeenkomst van toepassing worden verklaard, en op de eventuele offerte vermeld staan. Hoe duidelijker de afspraken rond de betalingscondities zijn vastgelegd, hoe minder kans u heeft op wanbetaling en conflicten over de betalingstermijn.

Er zijn diverse manieren om uw betalingsvoorwaarden vast te leggen. Hieronder gaan we hier stapsgewijs op in.

In de offerte

U kunt de betalingsvoorwaarden ook ter hand stellen bij uw offertes richting de klanten. Zo geeft u de klant de kans om de betalingscondities al voor het sluiten van de overeenkomst door te nemen. Tevens is dit een juiste manier om de voorwaarden van toepassing te verklaren. Indien de klant akkoord gaat met de aangeboden offerte, gaat de klant ook akkoord met de betalingsvoorwaarden. Door dit standaard in te richten, voorkomt u later een discussie over de termijn wanneer de factuur voldaan moest worden. Ook kunt u bewijzen dat de betalingscondities zijn geaccepteerd te tijde van het sluiten van de overeenkomst. U kunt het termijn voor betalen ook per klant apart regelen.

In de algemene voorwaarden

De meeste bedrijven nemen de betalingsvoorwaarden op in hun algemene voorwaarden. Het is immers veel efficiënter dan voor elk beding losse voorwaarden te maken. Doordat u de betalingsvoorwaarden opneemt in de algemene voorwaarden, zijn ze op alle te sluiten overeenkomsten.

Gebruik de algemene voorwaarden wel op de juiste wijzen, anders zijn ze in geval van een juridisch conflict vernietigbaar.

Op de facturen

Juridisch gezien is het niet rechtsgeldig om pas op de factuur de voorwaarden te vermelden. Een factuur ontvangt de klant immers na het sluiten van de overeenkomst, waardoor de klant geen kennis heeft kunnen nemen van deze voorwaarden bij het sluiten van de overeenkomst. Zo dienen de voorwaarden voordat de overeenkomst tot stand komt ter hand gesteld zijn aan de klant. U kunt ze dus mee sturen met de offerte of de overeenkomst zelf.

Wel is het verstandig om delen uit uw betalingsvoorwaarden te vermelden op de factuur. U kunt denken aan de betalingstermijn en hoe de klant kan betalen. 

Op de website

Betalingsvoorwaarden zijn ook van groot belang indien u producten of diensten verkoopt op het internet. Indien een klant iets koopt, moet de klant vaak eerst de betalingsvoorwaarden en of alegemene voorwaarden accepteren voordat de klant kan afrekenen. Hierdoor sluit u dus een overeenkomst met de toepasselijke algemene voorwarden die de klant heeft geaccepteerd. Ook is het voor een professioneel bedrijf natuurlijk belangrijk om uw klanten te infomeren wat uw voorwaarden zijn. Zo kan de klant duidelijk zien wat uw voorwaarden zijn en of de klant met uw bedrijf in zee wenst te gaan. 

Waterdichte betalingsvoorwaarden laten opstellen?

Van belang bij het opstellen van algemene betalingsvoorwaarden is dat de bedingen voldoen aan de wettelijke vereisten. Laat daarom uw voorwaarden opstellen door een jurist om te voorkomen dat uw voorwaarden voldoen aan alle wettelijke regels en goed in elkaar zit. De juristen van Intercash stellen de voorwaarden voor u op, rekening houdende met de sector waarin u werkzaam bent. De voorwaarden sluiten dan goed aan bij uw bedrijf en voldoen aan alle wettelijke vereisten.

Wat staat er in de betalingsvoorwaarden?

In de betalingsvoorwaarden staan vaak een aantal bepalingen vermeld die veel voorkomen. Denk aan onmisbare dingen zoals betaalmethodes en welke betalingstermijn van toepassing is op de overeenkomst. Hieronder behandelen we de meest voorkomende bedingen in deze voorwaarden.

De betalingsmethoden

Het is natuurlijk belangrijk om uw klant te informeren hoe hij kan betalen en welke betalingsmethoden u accepteert. Zo kunt u denken aan een contante betaling, via overschrijving per bank of via IDEAL. Door dit vast te leggen in de voorwaarden voorkomt u dat uw klant betaalt op een wijze die u niet wenst. Ook is het verstandig om uw gewenste betalingswijze te vermelden op de facturen die u naar uw klanten stuurt.

Het bedrag

Om te voorkomen dat uw factuur wordt betaald met een vreemde valuta, kunt in de voorwaarden opnemen dat u alleen een bepaalde valuta accepteert als betaling. Ook van belang om op te nemen in de voorwaarden is, of uw bedragen inclusief of exclusief btw zijn.

Welke betalingstermijn geldt?

In de voorwaarden zijn de betalingstermijnen onmisbaar. Voor zakelijke klanten is het betalingstermijn wettelijk vastgelegd, namelijk 30 dagen. Indien u met uw zakelijke klant anders overeenkomt, geldt dit termijn uiteraard. Voor de particuliere klant heeft u zelf de vrijheid om een betalingstermijn te bepalen. Echte, dit termijn moet wel redelijk zijn. 14 dagen wordt vaak gebruikt indien het om een particuliere klant gaat. Ook heeft een korte betalingstermijn het voordeel dat de betalingen sneller binnenkomen, en u minder kans heeft op dubieuze debiteuren.

Facturatie

Vermeld in de voorwaarden wanneer u de factuur verstuurt naar uw klant. Dit kan zijn na de levering of na het sluiten van de overeenkomst. U kunt ook per klant aparte afspraken maken wanneer u de facuur verstuurt. 

Veel gestelde vragen voor u beantwoord