Wat is een sommatiebrief en wat moet er in vermeld worden?

Voorafgaand aan het versturen van de aanmaningsbrief

Voor velen is het onduidelijk hoe je een goede sommatiebrief schrijft die aan de wettelijke vereisten voldoet. Intercash helpt u daarom graag met het geven van de juiste informatie en tips om een goede sommatiebrief te kunnen schrijven.

Er is één belangrijk punt welke niet mag ontbreken in een sommatiebrief. U dient de schuldenaar altijd schriftelijk of per e-mail aan te zeggen dat hij in gebreke is gebleven. Met dit belangrijk punt valt of staat de gehele incassoprocedure.

Voorafgaand aan het versturen van een sommatiebrief heeft u als het goed is al diverse stappen ondernomen. Bijvoobeeld het verzenden van de factuur aan uw debiteur, en herinneringen. Dat mag per post, e-mail of persoonlijk. Hiermee beweegt u de debiteur tot het betalen van de openstaande betaling. 

Een aanmaning verzenden

Wanneer uw klant niet reageert op uw factuur en/of verzonden herinnering, is de volgende stap het verzenden van een schriftelijke aanmaning. Deze brief heeft een strengere toon dan een herinnering en u verzoekt uw klant dringend om de betaling binnen een kortere termijn te voldoen, meestal binnen 5 dagen.

Een sommatiebrief verzenden

Na het verstrijken van de betalingstermijn en het uitblijven van betaling, zelfs na het verzenden van de aanmaningsbrief, kan het tijd zijn om actie te ondernemen. Uw onbetaalde factuur kan worden overgedragen voor incasso, en zo kan het incassoproces worden geïnitieerd. Het is van cruciaal belang om een formele aanmaningsbrief te sturen waarin de schuldenaar op de hoogte wordt gesteld van zijn verzuim. Zonder deze kennisgeving is de schuldenaar niet wettelijk verplicht om de incassokosten te betalen.

Aan deze vereisten dient een wettelijke sommatiebrief te voldoen:

• De hoofdsom vermelden en om welke factuur(en) het gaat.
• Stuur de betreffende openstaande factuur(en) mee als bijlage.
• Vermeld duidelijk dat de klant nog 14 dagen na ontvangst van de brief de betaling kan voldoen.
• Vermeld de exacte hoogte van de incassokosten en geef aan dat de klant deze dient te voldoen indien de betaling niet binnen het gestelde termijn voldaan wordt.

Het verschil uitgelegd: sommatiebrief voor bedrijven en particulieren

Er bestaat een duidelijk onderscheid tussen een sommatiebrief voor bedrijven en die voor particulieren. In het geval van bedrijven zijn direct incassokosten verschuldigd zodra de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen is verstreken. Dit in tegenstelling tot particulieren, die op dit gebied beter beschermd zijn. Voor hen geldt deze directe verplichting niet. De vastgestelde incassokosten bedragen minimaal 40 euro en kunnen variëren afhankelijk van het openstaande bedrag. De incassokosten worden berekend aan de hand van een wettelijk vastgestelde staffel.

Volgens de wet hebben particulieren nog laatste kans om binnen een termijn van 14 dagen na ontvangst van de laatste sommatiebrief de factuur zonder extra kosten te voldoen. Van groot belang is de exacte incassokosten in de brief te vermelden welke de klant dient te betalen als de betaling niet binnen de 14 dagen is voldaan. De teller begint te lopen vanaf het moment dat de brief de ontvanger heeft bereikt. U moet dus kunnen aantonen dat de brief daadwerkelijk in ontvangst is genomen. Verstuur daarom altijd de sommatiebrief aangetekend op naar uw klant.

Gratis voorbeeld sommatiebrief

Met onze eenvoudig aan te passen sommatiebrief voorbeeld kunt u snel en efficiënt een formele sommatie sturen aan een debiteur die nog niet heeft betaald. Bescherm uw zakelijke belangen en herstel uw cashflow met deze professioneel opgestelde brief. Download vandaag nog uw gratis exemplaar door hieronder op de knop te drukken, en neem de controle over uw openstaande facturen.

Veel gemaakte fouten bij een sommatiebrief

Hier zijn enkele veelvoorkomende fouten om te vermijden, waardoor u kunt voorkomen dat u in dezelfde valkuilen terechtkomt.

Fout 1: Het is raadzaam om op uw herinnering of aanmaning nooit de termen ‘2e herinnering’ of ‘2e aanmaning’ te gebruiken. Als u dat doet, kan uw schuldenaar mogelijk een derde herinnering of aanmaning verwachten. Het is beter om de term ‘2e’ achterwege te laten en in plaats daarvan te vermelden ‘laatste herinnering’ of ‘laatste aanmaning’.

Fout 2: Het is van essentieel belang om betalingsafspraken schriftelijk vast te leggen! Als u mondelinge afspraken maakt over betalingen, uitstel of akkoord gaat met een afbetalingsregeling, zorg er dan altijd voor dat deze afspraken schriftelijk worden vastgelegd en per brief of e-mail worden bevestigd. Op deze manier voorkomt u verwarring en kunt u indien nodig schriftelijk bewijs leveren.

Fout 3: Het is raadzaam om herhaaldelijk telefonisch sommeren te vermijden. Hoewel het vanuit klantvriendelijkheid wellicht verstandig lijkt om uw klant telefonisch te benaderen om te achterhalen waarom uw factuur nog niet is betaald, heeft dit juridisch gezien weinig effect. Alleen schriftelijke sommaties, die u later eventueel kunt overleggen, zijn rechtsgeldig.