Heeft u een particuliere klant die de factuur niet betaald? Voordat u de vordering uit handen geeft aan een incassobsureau, dient u eerst een WIK brief te verzenden naar uw particuliere klant welke aan de wettelijke veriesten voldoet. In deze brief moet u ook de buitengerechtelijke incassokosten vermelden, die volgens de Wet Incassokosten (WIK) berekend en in rekening gebracht moeten worden als een debiteur niet tijdig betaalt. Dit is van groot belang, gezien u anders geen aanspraak kunt maken op de wettelijke incassokosten.
Wij zien helaas nog vaak brieven die niet aan de vereisten van de wet voldoen. Dit is zonde, gezien u dan nogmaals de brief moet opmaken en verzenden. Daarom geven wij in dit artikel uitgebreide informatie hoe een wettelijke WIK brief eruit moet zien, en hoe u deze dient te verzenden. Ook hebben wij voor u een grtais voorbeeld WIK brief gemaakt welke u onderaan dit artikel kunt downloaden, zodat u direct actie kunt ondernemen richting uw niet betalende klant.
Pagina inhoud
- Wat is een WIK brief?
- Waarom moet u een WIK brief verzenden?
- Wat moet er in een WIK brief staan volgens de wettelijke vereisten?
- Wik brief versturen
- De hoogte van de wettelijke incassokosten
- Enkele tips voor het versturen van een WIK brief
- Reken geen extra kosten
- Stuur de brief zo snel mogelijk op
- Gratis voorbeeld WIK brief
- Nog vragen of hulpt nodig bij uw brief?
Wat is een WIK brief?
Voor velen is het onduidelijk hoe je een goede sommatiebrief schrijft die aan de wettelijke vereisten voldoet. Intercash helpt u daarom graag met het geven van de juiste informatie en tips om een goede sommatiebrief te kunnen schrijven.
Er is één belangrijk punt welke niet mag ontbreken in een sommatiebrief. U dient de schuldenaar altijd schriftelijk of per e-mail aan te zeggen dat hij in gebreke is gebleven. Met dit belangrijk punt valt of staat de gehele incassoprocedure.
Het is ook essentieel om een correcte WIK brief te sturen om aan uw wettelijke verplichtingen te voldoen en de kans op betaling te vergroten.
Voorafgaand aan het versturen van een sommatiebrief heeft u als het goed is al diverse stappen ondernomen. Bijvoobeeld het verzenden van de factuur aan uw debiteur, en herinneringen. Dat mag per post, e-mail of persoonlijk. Hiermee beweegt u de debiteur tot het betalen van de openstaande betaling.
Wat betekent WIK?
WIK staat voor de Wet Incassokosten. Deze wet is in het leven geroepen om particulieren te beschermen tegen onterecht hoge incassokosten en dubieuze incassoprocedures. De WIK-brief fungeert als een wettelijke laatste aanmaning die je aan een debiteur stuurt om betaling te verkrijgen binnen 14 dagen, zonder bijkomende incassokosten. Het is een cruciaal instrument om ervoor te zorgen dat de consument een eerlijke kans krijgt om de openstaande factuur te betalen voordat er extra kosten in rekening worden gebracht.
Waarom moet u een WIK brief verzenden?
Een Wik brief is een belangrijke en verplichte stap om aanspraak te kunnen maken op de wettelijke incassokosten indien u een incassobureau inschakeld. De wetgever heeft deze brief verplicht gesteld om de consument te beschermen tegen plotseling hoge extra kosten. Het is daarom van belang om deze brief standaard in uw bedrijfsvoering mee te nemen indien u met consumenten handeld. In veel gevallen is deze brief ook een goede laatste drukmiddel om uw particuliere klant te laten betalen.
Het is cruciaal om de WIK brief op het juiste moment te sturen, meestal na meerdere betalingsherinneringen. De ‘wik brief stuurt’ procedure biedt de klant een laatste kans om hun openstaande betalingen te voldoen zonder extra kosten.
Wanneer wordt de WIK brief gestuurd?
Een WIK brief wordt doorgaans verstuurd nadat je een of meerdere betalingsherinneringen hebt verzonden. Het fungeert als de laatste kans voor je klant om te betalen zonder extra kosten. Als je klant ook na 14 dagen nog niet heeft betaald, mag je een incassoprocedure starten. Dit maakt de WIK-brief een essentieel onderdeel van het incassoproces, omdat het de klant informeert over de mogelijke gevolgen van niet-betaling en hen een laatste mogelijkheid biedt om de openstaande factuur te voldoen.
Wat moet er in een WIK brief staan volgens de wettelijke vereisten?
Volgens de wet moet een WIK-brief aan bepaalde vereisten voldoen. Het is essentieel dat de brief die u verstuurt aan deze vereisten voldoet, anders is deze niet rechtsgeldig. De brief moet bijvoorbeeld duidelijk en begrijpelijk zijn geschreven. Rechters hebben in het verleden vorderingen van schuldeisers afgewezen vanwege vage zinnen zoals ‘Betaling binnen 14 dagen’. Daarom wordt een duidelijke formulering zoals ‘Betaling dient te geschieden binnen 14 dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd/door u is ontvangen’ aanbevolen door rechters. Verder moet u in de brief minstens het volgende opnemen:
- De exacte hoogte van de wettelijke incassokosten die u in rekening gaat brengen indien de klant de betaling niet binnen het gestelde termijn voldoet. Indien het bedrag ook maar één cent afwijkt van het wettelijk vastgestelde bedrag, kunt u geen aanspraak maken op de incassokosten.
- De betaaltermijn van 14 dagen die ingaat op de dag nadat de klant de brief heeft ontvangen.
- Het openstaande factuurbedrag, factuurnummer en factuurdatum van de onderstaande factuur.
- De orginele factuur achter de brief bijvoegen.
- Datum van dagtekening en plaats
Wik brief aangetekend versturen
Indien u een WIK brief verstuurt is het van groot belang dat u dit aangetekend verzendt. U dient namelijk te kunnen bewijzen dat de brief de ontvanger heeft bereikt en dat de ontvanger kennis heeft kunnen nemen van de inhoud van de brief. Indien u dit niet kunt bewijzen, zal er bij een eventuele gerechtelijke procedure geen aanspraak gemaakt kunnen worden op de wettelijke incassokosten en rente.
U kunt het dus per aangetekende post verzneden naar uw niet betalende klant. Doe dit altijd in een blanco envelop, zodat uw klant niet weet dat de brief van u afkomstig is en de brief weigert om in ontvangst te nemen. Indien u eerder gecommuniseerd heeft per mail met uw klant, mag u de brief ook per mail verzenden. Let hierbij wel op dat u een ontvangstbevestiging kunt overleggen dat de mail op de server van de klant is aangekomen.
Hoe wordt een WIK brief verstuurd?
Een WIK brief kun je op verschillende manieren versturen naar je klant. De meest gebruikelijke methoden zijn per fysieke brief of per e-mail. Je mag zelf bepalen hoe je de WIK brief naar je klant verstuurt, maar het is verstandig om de brief aangetekend te versturen. Door de WIK brief aangetekend te versturen, kun je aantonen dat de brief door de debiteur is ontvangen. Dit bewijs is cruciaal in een eventuele gerechtelijke procedure, omdat het aantoont dat de klant op de hoogte was van de betalingsverplichting en de mogelijke incassokosten.
De hoogte van de wettelijke incassokosten
In de WIK is een schaal opgenomen die bepaalt hoeveel incassokosten u maximaal kunt rekenen indien de klant de betaling niet voldoet. Dit is altijd een percentage van het openstaande bedrag. Indien u btw plichtig bent, moeten de incassokosten exclusief btw worden genoteerd, omdat deze kosten kunnen worden verrekend. Het minimumbedrag dat u mag rekenen is € 40,- en de maximale incassokosten bedragen € 6.775. Bij het incassokosten berekenen, moet u altijd minimaal € 40 aan incassokosten hanteren, ongeacht het percentage. Let op dat u de incassokosten wettelijk niet mag afronden. Vermeld altijd de incassokosten in uw laatste aanmaning tot op de cent nauwkeurig. De wettelijke staffel met de percentages vindt u in de onderstaande tabel. De maximale incassokosten zijn gebaseerd op een staffel die afhankelijk is van het openstaande factuurbedrag, met specifieke percentages voor verschillende schijven van dat bedrag.
| Openstaand vordering | Maximale incassokosten |
|---|---|
| Over de eerste € 2.500,- | 15% |
| Over de volgende € 2.500,- | 10% |
| Over de volgende € 5.000,- | 5% |
| Over de volgende € 190.000,- | 1% |
| Boven de € 200.000,- | 0,5% |
Wat zijn de gevolgen van niet-betaling?
Als je klant na het versturen van de WIK-brief nog steeds niet betaalt, kun je gebruikmaken van onze No Cure, No Pay incassoservice. Wij berekenen automatisch de incassokosten en wettelijke rente, die we bij jouw klant in rekening brengen. Het kan helaas voorkomen dat een debiteur niet reageert op de WIK-brief. In dat geval is het belangrijk om te weten welke juridische stappen je kunt ondernemen om alsnog betaling te verkrijgen. Het inschakelen van een incassobureau kan hierbij helpen, omdat zij de expertise hebben om de juiste juridische stappen te zetten en de openstaande vordering te innen.
Enkele tips voor het versturen van een WIK brief
Met onderstaande tips haalt u het maximale uit de brief. Ook voorkomt u dat u eventuele fouten maakt welke er toe kunnen lijden dat u geen aanspraak kunt maken op wettelijke incassokosten en rente. Het is belangrijk om buitengerechtelijke incassokosten correct te berekenen en in rekening te brengen als een debiteur niet tijdig betaalt, zoals vereist door de Wet Incassokosten (WIK).
Reken geen extra kosten
Het verzenden en opmaken van de brief kost tijd en moeite. Ook kost het u geld om de brief aangetekend te verzenden. Het kan daarom logisch lijken om extra administratiekosten in rekening te brengen bij uw klant. Dit kunt u beter niet doen, gezien het niet mag. Volgens de wet vallen deze kosten onder de incassokosten. Ook is de gedachte hierachter dat de wetgever de consument wil beschermen tegen plotseling extra kosten. Vermeld daarom alleen de wettelijke incassokosten in de brief die in rekening worden gebracht indien de klant niet binnen het gestelde termijn de betaling voldoet. Indien u btw-plichtig bent, noteer de incassokosten exclusief btw, omdat deze kosten kunnen worden verrekend. Als de btw niet verrekend kan worden, moeten de kosten inclusief btw worden genoteerd.
Stuur de brief zo snel mogelijk op
Indien u op de brief de datum van vandaag heeft vermeld, dient deze brief ook vandaag verzonden te worden. Wacht daarom niet te lang met het verzenden. Het is cruciaal om de WIK brief te sturen zodra de factuur niet betaald is, om zowel wettelijke redenen als om de kans op betaling te vergroten en de klantrelatie te behouden. Het termijn van de brief begint namelijk te lopen indien de brief in ontvangst is genomen door uw klant.
Veelgemaakte fouten bij het versturen van een WIK brief
Het opstellen en versturen van een WIK-brief lijkt eenvoudig, maar er worden vaak cruciale fouten gemaakt die tot vertraging of zelfs juridische problemen kunnen leiden. Een foute WIK brief is niet rechtsgeldig en kan ervoor zorgen dat je geen aanspraak kunt maken op de wettelijke incassokosten. Veelvoorkomende fouten zijn onder andere het niet correct vermelden van de betaaltermijn, het niet specificeren van het openstaande bedrag, en het niet aangetekend versturen van de brief. Het is belangrijk om de brief correct op te stellen en te versturen. Een incassobureau kan je hierbij helpen om ervoor te zorgen dat de WIK-brief aan alle wettelijke vereisten voldoet en je geen kostbare fouten maakt.
Gratis voorbeeld WIK brief
Met onze eenvoudig aan te passen WIK brief hoeft u zelf geen moeite te doen om er zelf één te maken. De voorbeeldbrief benadrukt het belang van de onderstaande factuur en de te nemen stappen als betaling uitblijft. Download het gratis voobeeld door hieronder op de knop te drukken, en onderneem direct actie.
Nog vragen of hulpt nodig bij uw brief?
Onze juristen staan u graag te woord om u verder te helpen! Of het nu gaat om juridisch advies of om een WIK brief te sturen, wij staan voor u klaar.
Bel ons op telefoonummer: 038 – 332 63 09
Direct een jurist met kennis aan de lijn
Gratis juridisch advies
Op werkdagen van 9:00 – 17:30 bereikbaar
Gratis voor ondernemers en ZZP-ers
