Wat is een sommatiebrief en wat moet er in vermeld worden?

Een ander woord voor sommatiebrief is ingebrekestelling. In een sommatiebrief vermeld u dat de debiteur na meerdere herinneringen in gebreke is gebleven met het betalen van de openstaande factuur(en). Sommatiebrieven moeten aan een aantal voorwaarden voldoen. U kunt denken aan de hoogte van de wettelijke incassokosten en wettelijke vereisten voor particulieren als bedrijven.

Een sommatiebrief is de laatste officiële waarschuwing aan een klant die ondanks eerdere herinneringen nog niet heeft betaald. Met deze brief stelt u de debiteur formeel in gebreke en geeft u een laatste kans om het openstaande bedrag te voldoen, meestal binnen een strikte betalingstermijn.

Het versturen van een correcte sommatiebrief is belangrijk: het vormt vaak de laatste stap vóór een incassotraject of juridische procedure. Een fout in de formulering of ontbrekende informatie kan ervoor zorgen dat u later geen aanspraak kunt maken op uw vordering.

Bij Intercash helpen we ondernemers om dit proces juridisch waterdicht én efficiënt te houden. Zo voorkomt u onnodige kosten, discussie en tijdverlies en vergroot u de kans op snelle betaling zonder tussenkomst van de rechter.

Wilt u weten wat er allemaal in een goede sommatiebrief moet staan? Of zoekt u een voorbeeld sommatiebrief voor uw debiteur? In deze blog leggen wij u alles uit en vindt u een voorbeeld sommatiebrief. 

Voorafgaand aan het versturen van de aanmaningsbrief

Voor velen is het onduidelijk hoe je een goede sommatiebrief schrijft die aan de wettelijke vereisten voldoet. Intercash helpt u daarom graag met het geven van de juiste informatie en tips om een goede sommatiebrief te kunnen schrijven.

Er is één belangrijk punt welke niet mag ontbreken in een sommatiebrief. U dient de schuldenaar altijd schriftelijk of per e-mail aan te zeggen dat hij in gebreke is gebleven. Met dit belangrijk punt valt of staat de gehele incassoprocedure.

Voorafgaand aan het versturen van een sommatiebrief heeft u als het goed is al diverse stappen ondernomen. Bijvoobeeld het verzenden van de factuur aan uw debiteur, en herinneringen. Dat mag per post, e-mail of persoonlijk. Hiermee beweegt u de debiteur tot het betalen van de openstaande betaling. 

Een aanmaning verzenden

Wanneer uw klant niet reageert op uw factuur en/of verzonden herinnering, is de volgende stap het verzenden van een schriftelijke aanmaning. Deze brief heeft een strengere toon dan een herinnering en u verzoekt uw klant dringend om de betaling binnen een kortere termijn te voldoen, meestal binnen 5 dagen.

Een sommatiebrief verzenden

Na het verstrijken van de betalingstermijn en het uitblijven van betaling, zelfs na het verzenden van de aanmaningsbrief, kan het tijd zijn om actie te ondernemen. Uw onbetaalde factuur kan worden overgedragen voor incasso, en zo kan het incassoproces worden geïnitieerd. Het is van cruciaal belang om een formele aanmaningsbrief te sturen waarin de schuldenaar op de hoogte wordt gesteld van zijn verzuim. Zonder deze kennisgeving is de schuldenaar niet wettelijk verplicht om de incassokosten te betalen.

Aan deze vereisten dient een wettelijke sommatiebrief te voldoen:

• De hoofdsom vermelden en om welke factuur(en) het gaat.
• Stuur de betreffende openstaande factuur(en) mee als bijlage.
• Vermeld duidelijk dat de klant nog 14 dagen na ontvangst van de brief de betaling kan voldoen.
• Vermeld de exacte hoogte van de incassokosten en geef aan dat de klant deze dient te voldoen indien de betaling niet binnen het gestelde termijn voldaan wordt.

Het verschil uitgelegd: sommatiebrief voor bedrijven en particulieren

Er bestaat een duidelijk onderscheid tussen een sommatiebrief voor bedrijven en die voor particulieren. In het geval van bedrijven zijn direct incassokosten verschuldigd zodra de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen is verstreken. Dit in tegenstelling tot particulieren, die op dit gebied beter beschermd zijn. Voor hen geldt deze directe verplichting niet. De vastgestelde incassokosten bedragen minimaal 40 euro en kunnen variëren afhankelijk van het openstaande bedrag. De incassokosten worden berekend aan de hand van een wettelijk vastgestelde staffel.

Volgens de wet hebben particulieren nog laatste kans om binnen een termijn van 14 dagen na ontvangst van de laatste sommatiebrief de factuur zonder extra kosten te voldoen. Van groot belang is de exacte incassokosten in de brief te vermelden welke de klant dient te betalen als de betaling niet binnen de 14 dagen is voldaan. De teller begint te lopen vanaf het moment dat de brief de ontvanger heeft bereikt. U moet dus kunnen aantonen dat de brief daadwerkelijk in ontvangst is genomen. Verstuur daarom altijd de sommatiebrief aangetekend op naar uw klant.

Betalingsherinnering, WIK 14-dagenbrief & Ingebrekestelling Generator. Compleet en Juridisch Waterdicht
Met onze interactieve generator stelt u drie typen incassodocumenten op in één tool: een standaard betalingsherinnering, een WIK-conforme 14-dagenbrief voor consumenten en een formele ingebrekestelling. Voer uw crediteur- en debiteurgegevens, meerdere factuurregels met data en bedragen in, en genereer direct een PDF-bestand.

• Betalingsherinnering: Eenvoudige aanmaning voor zowel B2B als B2C met correcte termijn en professionele opmaak.
• WIK 14-dagenbrief: Laatste aanmaning voor consumenten volgens Wet normering buitengerechtelijke incassokosten, inclusief verplichte 14-dagenformule en exacte incassokostenberekening.
• Ingebrekestelling: Schriftelijke ingebrekestelling met duidelijke tekortkoming, redelijke hersteltermijn en gevolgen bij niet-nakoming.

Gratis voorbeeld sommatiebrief

Met onze eenvoudig aan te passen voorbeeld sommatiebrief kunt u snel en efficiënt een formele sommatie sturen aan een debiteur die nog niet heeft betaald. Bescherm uw zakelijke belangen en herstel uw cashflow met deze professioneel opgestelde brief. Download vandaag nog uw gratis exemplaar door hieronder op de knop te drukken, en neem de controle over uw openstaande facturen.

Sommatiebrief voorbeeld PDF

Sommatiebrief voorbeeld WORD

Veel gemaakte fouten bij een sommatiebrief

Hier zijn enkele veelvoorkomende fouten om te vermijden, waardoor u kunt voorkomen dat u in dezelfde valkuilen terechtkomt.

De term “2e herinnering” of “2e aanmaning” gebruiken

Gebruik in uw sommatiebrief nooit termen als ‘2e herinnering’ of ‘2e aanmaning’. Daarmee suggereert u onbewust dat er nog een derde bericht zal volgen, waardoor de druk op betaling juist afneemt. Een effectieve sommatiebrief maakt duidelijk dat het om de laatste aanmaning gaat voordat verdere incassomaatregelen worden genomen. Vermeld daarom liever ‘laatste herinnering’ of ‘laatste aanmaning’ om de urgentie te versterken.

Betaalafspraken niet schriftelijk vastleggen

Het is van essentieel belang om betalingsafspraken schriftelijk vast te leggen! Als u mondelinge afspraken maakt over betalingen, uitstel of akkoord gaat met een afbetalingsregeling, zorg er dan altijd voor dat deze afspraken schriftelijk worden vastgelegd en per brief of e-mail worden bevestigd. Op deze manier voorkomt u verwarring en kunt u indien nodig schriftelijk bewijs leveren.

Te vaak telefonisch sommeren in plaats van schriftelijk

Het is raadzaam om herhaaldelijk telefonisch sommeren te vermijden. Hoewel het vanuit klantvriendelijkheid wellicht verstandig lijkt om uw klant telefonisch te benaderen om te achterhalen waarom uw factuur nog niet is betaald, heeft dit juridisch gezien weinig effect. Alleen schriftelijke sommaties, die u later eventueel kunt overleggen, zijn rechtsgeldig.

Waarom Intercash inschakelen voor uw sommatiebrief?

Een correcte sommatiebrief is meer dan alleen een herinnering. Het is een juridisch document dat het verschil kan maken tussen snelle betaling en langdurige procedures. Intercash zorgt ervoor dat uw sommatiebrief voldoet aan alle wettelijke eisen én overtuigend overkomt bij uw debiteur.

Onze specialisten weten precies hoe ze druk kunnen uitoefenen zonder de zakelijke relatie onnodig te schaden. We gebruiken duidelijke taal, juridische precisie en een professionele toon die de kans op betaling aanzienlijk vergroot.

Bovendien ontvangt u van ons altijd inzicht in de vervolgstappen. Wordt er niet betaald? Dan kunnen we direct en naadloos overgaan naar het minnelijke incassotraject. zonder tijdverlies of extra kosten in de beginfase.

✅ Juridisch correcte opstelling
✅ Professionele en overtuigende communicatie
✅ Snelle opvolging bij uitblijvende betaling

Bij Intercash combineert u juridische zekerheid met praktische snelheid. Zo vergroot u de kans op betaling, zonder gedoe.

Wat als er na de sommatiebrief nog niet wordt betaald?

Blijft betaling uit na het versturen van een sommatiebrief? Dan is het tijd om de volgende stap te zetten. De debiteur heeft immers officieel de kans gekregen om te betalen binnen de gestelde termijn. Als dat niet gebeurt, kunt u het dossier overdragen aan een incassobureau zoals Intercash.

Wij starten dan met het minnelijke incassotraject, een effectieve aanpak zonder tussenkomst van de rechter. Onze incassospecialisten nemen persoonlijk contact op met de debiteur, voeren overtuigende gesprekken en onderbouwen uw vordering juridisch. In 96% van de gevallen wordt alsnog betaald binnen deze fase.

Betaalt de klant nog steeds niet? Dan kunnen wij, in overleg met u, gerechtelijke stappen ondernemen. Intercash begeleidt het volledige proces: Van dagvaarding tot executie. Zodat u krijgt waar u recht op hebt, met minimale inspanning aan uw kant.

Kortom: met een correcte sommatiebrief en de ondersteuning van Intercash staat u altijd juridisch sterk én vergroot u de kans op succesvolle incasso.