Wat te doen als een klant weigert te betalen?

Elke ondernemer krijgt er vroeg of laat mee te maken: een klant die niet of te laat betaalt. Dat kan enorm frustrerend zijn, zeker als u afhankelijk bent van een gezonde cashflow om uw bedrijf draaiende te houden. Onbetaalde facturen kosten niet alleen tijd en energie, maar brengen ook financiële risico’s met zich mee. Gelukkig zijn er stappen die u kunt nemen om toch tot een oplossing te komen. In dit artikel leest u wat u het beste kunt doen als een klant weigert te betalen, en wanneer het verstandig is om professionele hulp in te schakelen.

Blijf professioneel en onderzoek de oorzaak

Het eerste wat u moet doen wanneer een klant weigert te betalen, is rustig blijven en professioneel handelen. Emoties lopen vaak hoog op, maar een zakelijke houding vergroot de kans op een oplossing. Ga na of er een reden is voor de wanbetaling: is de klant ontevreden over het product of de dienst, of gaat het om miscommunicatie? Door de oorzaak te achterhalen, voorkomt u onnodige escalatie en kunt u samen zoeken naar een passende oplossing.

Herinner en communiceer duidelijk

Wanneer een klant nog niet heeft betaald, is het verstandig om eerst een vriendelijke betalingsherinnering te sturen. Vaak is het simpelweg een kwestie van vergeten of een administratieve fout. Vermeld in de herinnering altijd het factuurnummer, het verschuldigde bedrag en een nieuwe betaaltermijn. Houd de toon zakelijk, maar beleefd: dit vergroot de kans dat de klant alsnog tot betaling overgaat.

Volgens de Rijksoverheid is het daarnaast verstandig om duidelijke betaalafspraken schriftelijk vast te leggen, zodat er geen misverstanden kunnen ontstaan en u sterker staat bij een eventueel geschil (bron: Rijksoverheid).

Stel een duidelijke betaaltermijn

Als een klant niet reageert op uw herinnering, is het belangrijk om een concrete betaaltermijn vast te stellen. Geef de klant schriftelijk een laatste kans om binnen een vastgestelde periode, bijvoorbeeld 7 of 14 dagen, alsnog te betalen. Dit geeft duidelijkheid en zorgt ervoor dat u later kunt aantonen dat u voldoende gelegenheid heeft geboden om de schuld vrijwillig te voldoen.

Uit onderzoek van de Kamer van Koophandel (KvK) blijkt dat onduidelijke of te ruime betaalafspraken één van de belangrijkste oorzaken zijn van betalingsachterstanden bij ondernemers. Heldere afspraken over de betaaltermijn en het vastleggen daarvan in uw voorwaarden helpt dit risico te beperken (bron: KvK).

Bied eventueel een betalingsregeling aan

Niet elke klant weigert bewust te betalen. Soms is er sprake van tijdelijke liquiditeitsproblemen, waardoor een volledige betaling in één keer niet mogelijk is. In zulke gevallen kan een betalingsregeling een oplossing bieden. Hiermee toont u begrip voor de situatie van uw klant, terwijl u tegelijkertijd de kans vergroot dat de factuur alsnog (gedeeltelijk) wordt voldaan. Leg de afspraken altijd schriftelijk vast en zorg voor duidelijke termijnen en bedragen, zodat beide partijen weten waar ze aan toe zijn.

De Autoriteit Consument & Markt (ACM) benadrukt dat duidelijke en eerlijke afspraken tussen bedrijven en klanten essentieel zijn om misverstanden en geschillen te voorkomen. Dit geldt ook voor betalingsregelingen: transparantie en schriftelijke vastlegging zijn cruciaal (bron: ACM).

Verstuur een laatste aanmaning

Wanneer eerdere herinneringen en een eventuele betalingsregeling geen resultaat opleveren, is het tijd voor een officiële laatste aanmaning. In deze brief stelt u de klant formeel in gebreke en geeft u een strikte termijn waarbinnen de betaling alsnog moet plaatsvinden. Vermeld duidelijk het openstaande bedrag, de uiterste betaaldatum en de consequenties als de betaling opnieuw uitblijft. Dit kan bijvoorbeeld de overdracht aan een incassobureau of het starten van een gerechtelijke procedure zijn.

De Rijksoverheid geeft aan dat een ingebrekestelling vaak noodzakelijk is om juridische stappen te kunnen ondernemen. Dit document bewijst namelijk dat u de klant een laatste kans heeft geboden om vrijwillig te betalen (bron: Rijksoverheid).

Schakel een incassobureau in

Als uw klant na herinneringen, een betalingsregeling en een officiële aanmaning nog steeds weigert te betalen, is het moment aangebroken om professionele hulp in te schakelen. Een incassobureau neemt u het werk uit handen, beschikt over juridische kennis en weet welke stappen nodig zijn om alsnog op een professionele wijze een betaling af te dwingen. Dit bespaart u niet alleen tijd en frustratie, maar vergroot ook de kans dat de factuur alsnog volledig wordt voldaan zonder dat u uw klant dreigt te verliezen.

Een groot voordeel is dat veel incassobureaus, zoals Intercash, werken op basis van no cure, no pay incasso. Dit betekent dat u alleen kosten maakt wanneer er daadwerkelijk resultaat wordt behaald. Bovendien kan een deskundig incassobureau helpen de zakelijke relatie zoveel mogelijk in stand te houden door professioneel en respectvol te communiceren met uw klant.

De Kamer van Koophandel (KvK) benadrukt dat tijdig actie ondernemen bij wanbetaling essentieel is om grotere financiële problemen te voorkomen. Het inschakelen van professionele hulp kan hierbij een belangrijke stap zijn (bron: KvK).

Voorkomen is beter dan genezen

Het voorkomen van wanbetaling is altijd beter dan achteraf een incassotraject moeten starten. U kunt veel problemen vermijden door vooraf duidelijke afspraken te maken over de betalingstermijnen en deze vast te leggen in offertes en algemene voorwaarden. Ook het uitvoeren van een kredietcheck bij nieuwe klanten kan helpen om risico’s in te schatten. Daarnaast is het verstandig om tijdig en consequent te factureren, zodat klanten weten dat u uw administratie goed op orde heeft en u de betalingen nauwlettend volgt.

Praktische tips om wanbetaling te voorkomen:

• Verstuur facturen direct na levering of afronding van een dienst.

   

• Gebruik een online boekhoudsysteem dat automatisch herinneringen kan sturen.

   

• Vraag bij nieuwe klanten (deels) om vooruitbetaling, zeker bij grotere bedragen.

   

• Zorg dat uw algemene voorwaarden duidelijk en eenvoudig te vinden zijn.

   

• Houd goed bij welke klanten regelmatig te laat betalen, en wees hier extra alert op.

Conclusie

Een klant die weigert te betalen kan veel stress en financiële risico’s opleveren, maar door gestructureerd en professioneel te handelen vergroot u de kans dat de factuur alsnog wordt voldaan. Begin altijd met duidelijke communicatie, bied waar mogelijk een oplossing zoals een betalingsregeling, en zet tijdig de juiste vervolgstappen zoals een officiële aanmaning. Lukt het niet om de betaling zelf te innen? Dan is het inschakelen van een incassobureau vaak de meest effectieve manier om toch resultaat te behalen.

Bij Intercash begrijpen wij hoe belangrijk het is om snel en professioneel te handelen, zonder de relatie met uw klant onnodig te schaden. Dankzij onze no cure, no pay aanpak loopt u geen onnodig risico en weet u zeker dat we er alles aan doen om uw vordering succesvol te innen.

Heeft u een klant die weigert te betalen? Neem vrijblijvend contact op met Intercash en ontdek hoe wij u direct kunnen helpen om uw openstaande facturen te innen.